Hogyan használd az Excelt költségeid rendezésére?

Ha már egyszer elhatároztad, hogy követni fogod, mire mennyit költesz, érdemes úgy csinálni, hogy az adataid használhatók is legyenek. Annak is van értelme, ha felírod, milyen nap van, és alá felsorolod a tételeket, de egy ilyen jellegű jegyzetből nehéz lesz a hónap végén következtetéseket levonni. Az alábbi ismertetőben egy egyszerű módszert szeretnék bemutatni azok számára, akik nem járatosak a táblázatkezelésben.

Költségek rendszerezése

Első körben gondold végig a fő kategóriákat. Nálam ilyenek például a bevásárlás (általában élelmiszer), heti ebéd (amit ételfutárra költök a munkahelyemen), utazás (vonatjegy), és női dolgok (hajfesték, kozmetikumok, smink). Természetesen ezen kívül még van néhány, de érdemes limitálni a számukat, hogy aztán legyen értelme a kimutatásnak.

A táblázat formátuma az alábbiak szerint nézzen ki: első oszlopba kerül a hónap, másodikba a teljes dátum, harmadik a fő kategória, negyedik az összeg, illetve az ötödik oszlopba önszorgalomból írhattok megjegyzéseket, hol, mikor, mire költöttétek az adott összeget, arra az esetre, ha szeretnétek később visszanézni. Fontos, hogy adjatok az oszlopoknak nevet, illetve a felsorolásban A-D oszlopig mindenhova írjatok valamit, ne legyenek lyukasak a sorok.

Így lesz ebből pivot tábla

Most az A1-es cellán állva válasszátok ki az Adatok/Kimutatás vagy kimutatásdiagram menüpontot, majd a felugró ablakban nyomjatok a befejezés gombra. Ekkor keletkezik egy újabb munkalap, rajta egy pivot táblával.

A jobb oldali listából fogjad meg a kategória mezőt, húzd a legszélső oszlopba (Sor mezők), az ár kategóriát az Adat mező-re, a hónapokat pedig legfelső sarokba, az Oldal mezőre. Ha minden jól megy, ezt kapod:

Szeretnéd tudni, mire mennyit költöttél októberben? Válaszd ki legfelül az adott hónapot. Vagy akár több hónapot. Akár mindet.

Ha részletesebbre vágysz, szúrjad be a dátumot az alábbi képnek megfelelően, így láthatod azt is, melyik kategóriára melyik nap költötted el azt a bizonyos összeget.

De mielőtt továbbmegyünk, távolítsuk el ezeket a dátumokat (megfogod és lehúzod a táblázatról), mert a diagramhoz nem lesz rá szükségünk.

A diagram

Innentől fogva már nagyon egyszerű, kattintsunk a diagram varázslóra, és készen is van a nem túl szép, de legalább oszlopokba rendezett adatsorunk. Itt is szűrhetünk hónapra a bal felső sarokban, de kivehetünk kategóriákat is alul a lenyíló menüvel, és gyönyörködhetünk (vagy éppen elborzadhatunk) a csinos oszlopokon.

A módszer nagy előnye, hogy egyszer kell csak elkészíteni, mert amikor újabb tételt rögzítünk, elég a pivot táblán a jobb klikk/adatok frissítését kiválasztani, és a kimutatás máris módosul.

Szerintetek van értelme írni? Ti szoktátok? Újévi fogadalmatok között ott volt?

Disclaimer: minden szám és kategória a képzelet műve, a téma nekem is újévi fogadalom volt, így én is csak a hét eleje óta írom a költségeimet.